Υιοθετήστε μια νοοτροπία υπηρεσιών, δημιουργήστε ένα επιτυχημένο πρόγραμμα DAM

Η Kara Van Malssen είναι Συνεργάτης και Διευθύνων Σύμβουλος Υπηρεσιών στην AVP. Η Kara συνεργάζεται με πελάτες για να γεφυρώσει τις τεχνικές, ανθρώπινες και επιχειρηματικές πτυχές των έργων. Η Kara έχει υποστηρίξει πολλούς οργανισμούς με την επιλογή και την υλοποίηση DAM, τη μοντελοποίηση μεταδεδομένων και την ανάπτυξη σχημάτων και την ανάπτυξη ταξινόμησης και τις προσπάθειες σχεδιασμού εμπειρίας χρήστη.

Τα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία δημιουργούνται και χρησιμοποιούνται για μυριάδες σκοπούς στις επιχειρηματικές λειτουργίες ενός οργανισμού. Για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα διαχείρισης ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων που προσφέρει αξία για διαφορετικούς χρήστες, υιοθετήστε μια νοοτροπία υπηρεσιών. Ένα πρόγραμμα DAM προσανατολισμένο στις υπηρεσίες ξεκινά από μια προοπτική έξω προς τα μέσα και όχι από μέσα προς τα έξω. Με άλλα λόγια, ξεκινήστε με τον χρήστη, τις ανάγκες, τους στόχους και τις προσδοκίες του και στη συνέχεια σχεδιάστε τη λύση για να προσφέρει την αξία που αναζητά. Εάν ξεκινήσετε απλώς κοιτάζοντας τα δεδομένα, θα δημιουργήσετε μια λύση για δεδομένα. Εάν ξεκινήσετε με ανθρώπους, θα σχεδιάσετε μια λύση που θα λειτουργεί.

1. Κατανοήστε ποιοι είναι οι χρήστες σας και τι πρέπει να κάνουν.

Γίνε περίεργος. Είναι εύκολο να σηκώνεις τους ώμους και να λες, «Το DAM είναι για όλους και πρέπει να εξυπηρετεί όλους». Αλλά στην πραγματικότητα, κάθε ένας από τους χρήστες σας έχει συγκεκριμένες ανάγκες. Μην υποθέσετε ότι ξέρετε τι είναι αυτά. Μάθετε τι χρειάζονται περισσότερο οι περισσότεροι χρήστες σας και σχεδιάστε ανάλογα.

Ξεκινήστε μαθαίνοντας για ποιον χτίζετε (και για ποιον δεν είστε). Η επικοινωνία και η συζήτηση με τα άτομα που χρησιμοποιούν (ή θα) χρησιμοποιούν το DAM σας θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε ποιες είναι οι βασικές ομάδες χρηστών σας. Λάβετε υπόψη ότι ο τρόπος με τον οποίο σκέφτεστε αυτές τις ομάδες μπορεί να μην εξαρτάται από τη λειτουργία της επιχείρησης (π.χ. μάρκετινγκ έναντι εκπαίδευσης), αλλά από άλλα κριτήρια, όπως η συχνότητα χρήσης (οι καθημερινοί χρήστες έναντι των σπανίων χρηστών). Η δημιουργία προσώπων μπορεί να σας βοηθήσει να συλλάβετε μερικούς από τους διαφοροποιητές, τις προσδοκίες και τους στόχους αυτών των ομάδων.

Δεύτερον, κατανοήστε τους εργασίες που πρέπει να γίνουν. Ποιες είναι οι συνθήκες υπό τις οποίες μπορεί να αναζητήσουν ένα περιουσιακό στοιχείο; Τι το χρειάζονται; Τι θα κάνουν αμέσως αφού το βρουν; Μαθαίνοντας τα κίνητρα και τους στόχους τους για το DAM, μπορείτε να ενεργοποιήσετε (ή να απενεργοποιήσετε) λειτουργίες συστήματος που θα ωφελήσουν τους περισσότερους ανθρώπους ή να εστιάσετε τη στρατηγική περιεχομένου για να εμφανίσετε στοιχεία που μπορούν να χρησιμοποιήσουν γρήγορα. Δημιουργία αφήγησης σενάρια χρήσης και οι χάρτες ταξιδιού μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε πρωτότυπα την αναμενόμενη εμπειρία χρήστη.

2. Κατανοήστε τις συμπεριφορές ανακάλυψης τους.

Ένα σύστημα DAM είναι τόσο καλό όσο η εμπειρία αναζήτησης, περιήγησης και παράδοσης. Εάν οι άνθρωποι δεν μπορούν να βρουν αυτό που αναζητούν, εάν δεν μπορούν να καταλάβουν πώς να έχουν πρόσβαση σε αυτό ή δεν καταλαβαίνουν πώς μπορούν να το χρησιμοποιήσουν, η υπηρεσία δεν ανταποκρίνεται στην πρόταση βασικής αξίας της. Οι άνθρωποι θα απογοητευτούν και θα πάνε αλλού.

Ξεκινήστε μαθαίνοντας για το νοητικό μοντέλο των χρηστών σας. Πώς κατηγοριοποιούν διανοητικά τα περιουσιακά στοιχεία; Πραγματοποιήστε μια άσκηση ταξινόμησης καρτών παρέχοντας στους ανθρώπους ένα σύνολο στοιχείων και ζητώντας τους να ομαδοποιήσουν τα στοιχεία σε κατηγορίες και να επισημάνουν κάθε ομάδα.

Στη συνέχεια, μάθετε για τις πιθανές συμπεριφορές αναζήτησης. Ποιους όρους είναι πιθανό να χρησιμοποιήσουν κατά την αναζήτηση; Πραγματοποιήστε δοκιμές με χρήστες δίνοντας στους συμμετέχοντες ένα σύνολο στοιχείων και ζητώντας τους να παράσχουν μερικούς όρους αναζήτησης που θα χρησιμοποιούσαν για να βρουν ξανά αυτά τα στοιχεία. Ορισμένες από αυτές μπορεί να είναι προφανείς οπτικές ενδείξεις σε εικόνες, για παράδειγμα, αλλά άλλες πιθανότατα θα σχετίζονται με τις επιχειρηματικές τους ανάγκες.

Τέλος, μάθετε ποια μεταδεδομένα είναι πραγματικά σημαντικά για τους ανθρώπους αφού βρουν ένα στοιχείο. Τι πρέπει να γνωρίζουν για να χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά αυτό το περιουσιακό στοιχείο;

Επαναλάβετε αυτές τις δοκιμές με πολλούς χρήστες για να δείτε μοτίβα. Η διεξαγωγή έρευνας με χρήστες για την κατανόηση αυτών των νοητικών μοντέλων και συμπεριφορών μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τον τρόπο οργάνωσης των στοιχείων και το είδος των φίλτρων περιήγησης που μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικά. Θα μάθετε επίσης πώς να προσθέτετε ετικέτες σε στοιχεία για αναζήτηση και να προσθέτετε ετικέτες για χρηστικότητα (όχι απαραίτητα το ίδιο πράγμα).

3. Παρακολούθηση για συνεχή βελτίωση

Δοκιμή, δοκιμή, δοκιμή! Δοκιμάστε με τους χρήστες σας πριν ξεκινήσετε ένα νέο DAMS και πάλι στη συνέχεια κατά την εφαρμογή μιας σημαντικής νέας δυνατότητας ή ενσωμάτωσης. Επικυρώστε τις αποφάσεις που λάβατε με βάση την έρευνα των χρηστών σας, λαμβάνοντας πραγματικά σχόλια από τους χρήστες. Ενσωματώστε τακτικές δοκιμές στο πρόγραμμα DAM σας. Οι χρήστες αλλάζουν, οι συμπεριφορές αλλάζουν, οι ανάγκες αλλάζουν, τα συστήματα αλλάζουν. Μην υιοθετείτε μια προσέγγιση που γίνεται εφάπαξ. Ασχολήστε τους ανθρώπους νωρίς και συχνά.

Κάντε τη συνεχή βελτίωση σημαντικό στοιχείο του προγράμματος DAM σας. Προσδιορίστε βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) και μετρήστε τους τακτικά συλλέγοντας ποσοτικά και ποιοτικά δεδομένα. Συγκεντρώστε συνεχή σχόλια για να μάθετε τι αλλάζει και πώς μπορεί να ανταποκριθεί το πρόγραμμα DAM. Εστιάζοντας συστηματικά στους χρήστες και τις ανάγκες τους, μπορείτε να παρέχετε μια υπηρεσία που είναι έτοιμη να αναπτυχθεί και να εξελιχθεί μαζί με τον υπόλοιπο οργανισμό.